Contrôle d'accès : bonnes pratiques pour l'agent de sécurité

Le contrôle d'accès est l'une des tâches les plus courantes de l'agent de sécurité : accueillir les visiteurs, vérifier qui entre, tenir un registre des visiteurs, remettre des cocardes et recevoir les livraisons. C'est aussi une tâche où l'agent manipule des renseignements personnels tous les jours, souvent sans y penser. Voici les bonnes pratiques et ce que dit la loi québécoise, vérifié dans les textes officiels.

En quoi consiste le contrôle d'accès ?

Selon le site (tour de bureaux, usine, entrepôt, hôpital, résidence), le poste de contrôle d'accès regroupe généralement :

• L'accueil : saluer, demander le motif de la visite et la personne visitée, appeler celle-ci pour confirmer le rendez-vous.
• La vérification d'identité : regarder une pièce d'identité quand la consigne du site l'exige.
• Le registre des visiteurs : noter l'arrivée et le départ, sur papier ou à l'écran.
• Les cartes d'accès et les cocardes : remettre une cocarde de visiteur, la récupérer au départ, signaler toute carte perdue ou non rendue.
• Les livraisons : vérifier le bon de livraison, diriger le livreur vers le quai ou la réception, et ne pas lui donner accès aux zones qui ne le concernent pas.

Les consignes de poste viennent du client (le propriétaire ou l'occupant des lieux) et de votre agence. Ce sont elles qui fixent les conditions d'entrée : qui peut passer, à quelles heures, avec quelle pièce. Suivez-les à la lettre et demandez-les par écrit si elles sont floues.

Que peut demander l'agent, et que peut-il refuser ?

L'agent peut demander à un visiteur de respecter les conditions d'entrée du site : s'identifier, signer le registre, porter une cocarde, se faire accompagner. Si la personne refuse, elle n'entre pas. Refuser l'entrée n'est pas détenir quelqu'un. L'agent n'a aucun pouvoir de retenir une personne parce qu'elle refuse de s'identifier. Il la laisse repartir, note l'événement et avise son superviseur. Les rares situations où un agent peut arrêter quelqu'un, et leurs limites, sont expliquées dans notre article sur l'arrestation citoyenne et les pouvoirs de l'agent de sécurité.

La vérification des sacs à l'entrée obéit à la même logique de consentement. Nous l'avons détaillée dans notre article sur l'agent de sécurité en événementiel et la fouille des sacs.

Toutefois, la loi limite ce qu'on peut exiger en échange d'un service. L'article 9 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé interdit de refuser un bien ou un service parce qu'une personne refuse de fournir un renseignement personnel, sauf si la collecte est nécessaire à l'exécution du contrat, autorisée par la loi, ou s'il y a des motifs raisonnables de croire que la demande n'est pas licite. La loi ajoute : « En cas de doute, un renseignement personnel est réputé non nécessaire. » Autrement dit, la consigne du client doit elle-même être raisonnable. Ce n'est pas à l'agent d'inventer des exigences.

Que dit la loi sur les renseignements personnels recueillis à l'accueil ?

Un nom, une signature, un numéro de plaque, une photo ou une image de caméra sont des renseignements personnels. Au Québec, les entreprises privées sont soumises à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), modernisée par la loi de 2021 souvent appelée « Loi 25 ». Voici les règles qui touchent directement le contrôle d'accès.

La durée de conservation et la façon de détruire les registres relèvent de l'entreprise, pas de l'agent : suivez la procédure de votre client. Si aucune n'existe, signalez-le à votre superviseur.

L'agent peut-il photocopier ou numériser une pièce d'identité ?

En règle générale, non. Dans sa fiche destinée aux entreprises, la Commission d'accès à l'information (CAI) indique que la simple présentation d'une pièce d'identité suffit généralement pour identifier une personne ou confirmer son identité. En faire une copie, « de quelque façon que ce soit », ou en noter les numéros n'est d'ordinaire pas nécessaire au sens de la loi, sauf exception, par exemple si une autre loi l'exige.

La CAI rappelle aussi que le consentement de la personne ne permet pas de recueillir un renseignement non nécessaire. Elle donne l'exemple d'une entreprise qui notait les numéros des pièces d'identité de ses clients pour vérifier leur âge : elle a dû cesser, puisque la consultation de la pièce suffisait. Elle souligne enfin que certaines pièces servent des buts précis : le permis de conduire prouve qu'on peut conduire, la carte d'assurance maladie sert aux soins de santé.

Le bon réflexe pour l'agent de sécurité devant une pièce d'identité : regarder, comparer la photo et le nom, rendre la carte. Ne pas la garder en échange d'une cocarde, ne pas la photographier avec son téléphone.

Si votre client exige une copie, demandez-lui sur quelle base. C'est à l'entreprise de justifier la nécessité de la collecte, pas à vous.

Quelles règles pour les caméras de surveillance ?

Pour la CAI, l'image d'une personne identifiable captée par une caméra est un renseignement personnel. Ses conseils pratiques sur la vidéosurveillance (2019, document en cours de révision) recommandent notamment :

• de n'installer des caméras que si l'objectif est légitime, important, urgent et réel, et si l'atteinte à la vie privée est proportionnelle
• d'aviser le public par des affiches bien en vue
• d'éviter les endroits où l'attente de vie privée est très élevée, comme les toilettes, les vestiaires ou les salles d'essayage
• de verrouiller le local de visionnement et de limiter l'accès aux personnes dont les tâches l'exigent
• de détruire les images dès qu'elles ne sont plus nécessaires. La CAI juge qu'une conservation de 30 jours est un délai généralement suffisant et recommandé.

Pour l'agent au poste de surveillance, cela veut dire : ne jamais filmer un écran avec son téléphone, ne jamais montrer des images à un tiers sans autorisation, et consigner toute demande d'accès aux images.

Quels réflexes adopter au poste de contrôle d'accès ?

1. Jamais par complaisance. Un employé « connu » qui a oublié sa carte suit la même procédure que tout le monde.
2. Surveiller le talonnage (le « tailgating ») : une personne qui se glisse derrière un employé autorisé. Intervenez poliment et demandez à chacun de présenter sa carte.
3. Récupérer les cocardes au départ et vérifier que le registre est fermé pour chaque visiteur, utile en cas d'évacuation.
4. Objets oubliés : les consigner avec l'heure et le lieu, les ranger en lieu sûr, et ne pas fouiller un sac oublié au-delà de ce que prévoit la procédure. Un colis suspect se signale, il ne se manipule pas.
5. Confidentialité : ce que vous voyez au registre ou à l'écran reste au poste. Ne commentez pas qui visite qui.
6. Tout noter. Refus d'entrée, carte perdue, incident : rédigez un rapport clair, comme le montre notre modèle de rapport d'incident pour agent de sécurité.

Le contrôle d'accès est aussi au cœur du travail en milieu de soins, où les règles d'entrée changent selon les unités : voyez notre article sur le travail d'agent de sécurité à l'hôpital.

Cet article est informatif. Il ne constitue pas un avis juridique. En cas de doute sur une consigne, adressez-vous à votre employeur, ou consultez la Commission d'accès à l'information.

Questions fréquentes

Un visiteur peut-il refuser de signer le registre des visiteurs ?

Oui. L'agent ne peut pas l'y forcer ni le retenir. Si la signature fait partie des conditions d'entrée du site, il peut lui refuser l'accès, puis noter l'événement.

L'agent peut-il garder ma carte d'identité pendant ma visite ?

La CAI indique que la présentation de la pièce suffit généralement pour confirmer l'identité. La copier ou en noter le numéro n'est d'ordinaire pas nécessaire, sauf si une loi l'exige.

Combien de temps garder les images des caméras ?

La loi exige de détruire ou d'anonymiser les renseignements une fois leur but atteint (art. 23). La CAI recommande 30 jours comme délai généralement suffisant pour les images de vidéosurveillance.

Sources

• Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ, c. P-39.1, art. 4, 5, 8, 9, 10, 12, 14 et 23 (LégisQuébec)
• Entreprises : faites de bonnes affaires en ne collectant que ce qui est nécessaire (pièces d'identité), Commission d'accès à l'information
• Pièces d'identité, Commission d'accès à l'information
• La vidéosurveillance : conseils pratiques à l'intention des organismes publics et des entreprises (janvier 2019), Commission d'accès à l'information